方海霞周俊

随着社会主义市场经济的发展，流动人员数量逐渐增多，流动人员人事档案的保管、转接、利用等问题也引起了关注。数字化档案的便利性、溯源性、节省存储空间等优点，使得传统档案的数字化管理成为必然选择。目前，浙江省衢州市的7家流动人员人事档案管理服务机构已实现15万余册人事档案的数字化管理，但在数字化管理中还面临着档案信息利用、网络安全、经费保障、队伍建设等问题。

流动人员人事档案数字化管理意义

有利于档案信息共享。流动人员人事档案数字化是指利用机器设备扫描纸质档案，制作与纸质档案内容相符的电子档案，并对档案中的重要信息资料加以分类，通过电子信息检索，发挥高效查阅人事档案、开具存档证明、调档函等作用，同时可以利用互联网等先进信息技术进行异地远程利用，向流动人员提供便捷的档案信息服务，让档案利用者不再受“孤本”的束缚，达到档案自身价值的提升。

有利于保管档案原件。档案的唯一性、原始性和凭证性，决定了档案是准确记录历史的重要载体，保护档案安全性与有效性成为流动人员人事档案管理的重点内容之一。当档案数字化之后，档案利用方式也将从使用原件变成了主要使用数字副本，档案原件也将因此得到比较全面和高效的保护。档案数字副本异地保存，既可以让纸质档案在遭遇突发性自然灾害时避免发生毁灭性损失，又可以大大减少纸质档案在长期流转中出现遗失、被私自篡改等问题。

有利于档案查阅利用。传统档案使用主由档案工作人员按照需要，根据归档整理的有关规定和归档办法，以及按照归档工作规律调出原始文档进行使用。电子化后档案信息的使用转变成了档案工作人员按照有关要求，通过组建检索关键词到互联网上检索归档信息，既降低了档案工作人员的劳动强度，也便利了档案利用者的检索，从而大大地提高了效率。

流动人员人事档案数字化管理存在问题

目前，在衢州，数字化档案的安全管理中仍然面临着许多问题和挑战。

信息安全是数字化管理面临的挑战。比如流动人员人事档案中有大量个人信息，如果在数字化管理环境中发生了黑客攻击等个人信息泄露的情况，会给个人和单位带来巨大的损失。

数据整合是数字化管理的瓶颈问题。当前，在衢州，人事档案管理服务机构都已开启流动人员存量档案的数字化服务，并引入了电子档案查阅、政审服务等新功能。但是因为技术限制、信息壁垒等，目前跨区域的电子档案转接服务进展比较缓慢。同时，因为个人档案信息的延迟录入、信息不全、数据库更新不及时等，线上线下流转不同步的问题长期存在。此外，因为流动人员的新增材料大部分分布在各用人单位，彼此的应用系统在数据库、平台、接口等方面都存在着较大的差异，造成信息数据“孤岛化”，大量数据无法全面共享与综合利用。

经费不足是数字化管理的普遍问题。档案数字化过程不管采取自主开展数字化形式还是整个流程外包形式，都需巨大的人力、物力、财力等方面支持，而且在档案数字化管理中还会涉及大量数据存储、共享以及信息安全等方面的问题，因此对其所要求的网络设备以及存储能力都有着极高的要求。而需要配置符合要求的软硬件设备，设备配置成本高，更新换代速度快，还需要大量资金投入。但档案数字化建设来源于政府拨款的经费有限，难以满足单位持续购置更新数字化管理设施设备、购买数字化服务等需求，这就对流动人员人事档案全面数字化工作产生制约。

人才短缺是数字化管理的突出问题。档案数字化建设对从业者既有相应的专业需求，也要求从业者必须熟悉相关的现代信息技术，但目前，人事档案管理服务机构所招聘录用的档案专业对口人才占比很小，且主要是半路转行从事档案管理工作，计算机信息技术人才更是凤毛麟角。档案复合型人员相对短缺，无法适应档案数字化建设与管理工作中对人员素质的需求。

流动人员人事档案数字化管理对策建议

针对流动人员人事档案管理存在的以上问题，提出以下建议：

健全档案数字化管理制度。一是应健全完善流动人员人事档案数字化管理制度，内容涵盖档案数字化技术标准、保管与利用、信息数据管理等，以全方位地保障档案信息安全。二是按照“数据向上集中、服务向下延伸、信息全国共享”的原则，完善档案信息资源共享服务平台，在确保档案信息安全保密的前提下，实现档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。三是通过信息交互等方式不断拓展流动人员人事档案材料收集渠道，建立以政务数据为支撑的流动人员人事数字档案，打破档案信息“孤岛”，减少各机构数字化工作各自为政的现象，进而有效推动档案信息资源的高效整合与共享。

保障档案数字化管理经费。只有数字化建设费用筹集到位，才能配备符合条件的硬件设备和软件设施，持续进行数字化管理，以解决日常数字化管理中涉及的数据保存、资源共享和信息安全等问题。档案管理服务机构应积极主动争取财政的支持，把开展档案管理业务、档案数字化建设等所需费用全部列入同级政府财政预算，并根据所管理档案总量和开展档案数字化业务的实际需求确定支出金额，由财政予以全面保证，以推动档案数字资源的合理配置、科学管理和资源共享。

培养档案数字化管理人才。一是要主动吸收计算机专业人才和档案管理专业人才，着力造就一支综合水平强、专业素质好的管理型、服务型和技术型人才队伍，为档案管理服务机构数字化工作提供可靠的人才保证。二是要加强对所有档案工作人员的计算机、信息、网络等方面知识与技能培训，全面提高档案工作人员的业务素质，进一步提高数字化管理水平。

构筑档案数字化安全体系。一是构建安全的防御系统，并通过各种防范措施和技术手段，如防火墙管理、信息加密、访问控制、数据备份管理等，来保护数字档案信息安全，从而避免个人信息外泄。二是严格确定系统内部各管理部门和人员的岗位责任和权限，并运用身份验证、生物识别等技术手段，使人员在信息系统中的权利和实际身份相对应。三是严格管控数字资料，对所有工作过程实行严格监控和记录，实现档案的转入、转出、查借阅等均有据可查，同时对所有电子档案都进行安全的数字备份，并脱机异地保存。

（作者单位：浙江省衢州市人社局）