4月17-18日奥克股份在扬州成功举办了《2017国际环氧乙烷及衍生表面活性剂技术交流会》。会议由中国石油和化学工业联合会主办、辽宁奥克化学股份有限公司承办。会议的成功举办离不开多方的支持,更离不开我们默默奉献的会务组人员。辽阳技术中心也承担了相应的会务工作,主要是会前筹备与会议期间的服务工作,与会期间也听取了部分大会报告,大家感到收获满满。
1、信息收集
技术中心接到会务工作通知,立刻由技术中心总经理牵头成立技术中心会务组。根据研究方向进行分工,对相关方向往届会议参会人员通讯录进行收集整理。在大家的共同努力下收集相关研究方向联系人员达上千人,经过多轮筛选最终确定本次会议的通知名录,同时进行邮件通知和电话回访,邀请技术合作伙伴100余人次。
通过网上梳理国内外EO/EOD相关专利和学术论文,检索各领域专家信息,通过邮件、微信发放会议通知,邀请专家400余人次,并通过电话进一步确认。
2、论文、报告编辑
从3月中旬开始征集论文,报告。但投稿情况不是十分理想,论文格式不统一,不符合投稿要求,部分稿件投稿时间晚,给论文集编辑带来诸多不便,在这种情况下,技术中心投入了大量时间和精力,全体人员齐上阵,利用清明假期,休息日,与论文作者反复进行沟通确认,对大量的稿件、摘要进行筛选、编辑、审阅、分类、校对和排版。
虽然时间紧、任务重,但是在全员加班加点努力工作下,圆满完成了稿件的校对工作,保证了会议论文集的出版质量。
同时按总经理的要求,对大会报告、专家简介按类别进行排版编辑,并通过网络、邮件、电话等多种渠道索要个人相片,完善专家个人简介。
3、会议接待
由于接待任务繁重,16日当天,技术中心人员负责了接待工作,在火车站安排参会人员乘车。会场人员则负责参与接待院士并安排住宿的相关工作。
4、会议服务
在18日当天,3个分会场报告的展示工作中2个由辽阳技术中心负责,技术中心人员不仅肩负学习报告的任务,还要做好会议服务工作。丝毫没有经验的我们在各位奥克同仁及会场主持人协助下完成了整个会议的服务工作。
本次盛会规模空前,参会人员远远超过了预期数量,会议中体现了奥克行业中领军地位。由于会议举办的经验不足,出现了一些瑕疵,但瑕不掩瑜。参会代表们仍对会议给予了很高的评价,能请到听到这么多专家精辟犀利的行业分析,水平极高的专业性报告,这让他们更期待两年后的再次相见,并感谢奥克人对大会做出的贡献。